Van chaos naar overzicht
Ik zei het al eerder, ik hou van druk bezig zijn en switch van chaos naar overzicht. Ik word productiever en krijg steeds meer ideeën en dat is dan ook meteen een valkuil. Te weinig tijd, laat weinig ruimte over voor creativiteit en om creatief te zijn, moet energie kunnen stromen, en dat kan het niet wanneer je constant bezig bent.
Ook ik heb niet altijd meer het overzicht. Ik ben met 101 dingen bezig en tegelijkertijd heb ik over die 101 dingen ook nog eens 101 gedachten en ideeën. Hoe los ik dat op? Hoe zet ik die goede ideeën om in actie?
Mijn lifesavers
- Trello
- Pomodoro techniek
Tijd voor een braindump van chaos naar overzicht
Trello is een superhandige (gratis) project managementtool. Het lijkt wel een beetje op Pinterest, maar dan in de geschreven vorm. Je kunt het echt gebruiken als braindump, voor meer ruimte in je hoofd. Je maakt en bord met bijv. het onderwerp To do, en daar drop je vervolgens alle dingen die je nog moet doen als een notitie. Die notities kun je op een later tijdstip gaan structureren en onderbrengen bij de verschillende borden. Wat heeft nu echt prioriteit en wat kan wachten? Inspiratie of ideeën, afbeeldingen, kleuren alles kun je er in opslaan.
Als je, je braindump aan notities gestructureerd hebt, kun je gaan werken met de taken. Ben je klaar met een taak, dan verplaats je de notitie naar het archief, waar je het eventueel nog kunt terugzoeken. Heb je een opdracht waar meerdere taken bij komen kijken, dan kun je een checklist maken en afstrepen wat je al gedaan hebt. Zo hou je het overzicht helder en kun je gemakkelijk dingen terugzoeken.
Een bijkomend voordeel is ook dat je je borden kunt delen met andere, zoals bijvoorbeeld een virtueel assistent. Zij kan taken bekijken en afstrepen en zo weet je beide (realtime) wat de status is
Oké nu heb je structuur, en dan?
Maar hoe zit dat dan, je bent nu van chaos naar overzicht gegeaan maar als je zoveel taken hebt en er maar niet aan kan beginnen, omdat je, je overspoeld voel? Herkenbaar? Voor mij zeker, ook al ben ik één van de meest gestructureerde personen op deze aarde en houd ik van plannen, soms is het moeilijk om je ertoe te zetten, omdat het zo veel is en je er moedeloos van wordt.
Een hele handige manier om toch iets gedaan te krijgen, terwijl je eigenlijk niet vooruit te branden bent, is de Pomodoro techniek.
- Je zet alle taken die je vandaag wilt doen in de volgorde van meest dringend tot minst dringend.
- Voor elke taak plan je 25 min. Werktijd in. Je start de klok en werkt 25 min.
- Na die 25 min. Neem je telkens 5 min. Pauze. In de pauze kun je bijv. even een kop thee halen of snel de was aanzetten.
- Na de pauze ga je weer verder met 25 min. Werken.
Zo herhaal je dit patroon, net zo lang tot je klaar bent met alle taken. In de Microsoft store kun je hier voor een handige app downloaden: “Focus to-do”. Deze geeft een signaal wanneer het tijd is voor pauze.
Zo, ik voel me een stuk lichter. Nu is het tijd voor een grote kop gemberthee op de bank.
