Hoe maak je je klantproces inzichtelijk
Als je start met je bedrijf, of al even bezig bent, is het fijn om te weten wat er allemaal moet gebeuren als je een nieuwe klant aanneemt. En als je nieuwe klanten hebt, is het fijn om te weten waar ze in het klantproces zitten. Het kan handig zijn om hiervoor het klantproces inzichtelijk en visueel te maken.
Ik ben een echte beelddenker dus voor mij is het visueel kunnen volgen van waar iemand staat in het proces erg fijn! Een handige tool hiervoor is Trello*. Ik gebruik deze tool zelf op verschillende manieren. Ik heb bijvoorbeeld een bord met algemene info van mijn bedrijf, zoals huisstijl kleuren, fonts, btw nummer etc. en een bord voor mijn social media planning. Daarnaast heb ik borden samen met mijn klanten waarop we de voortgang van de samenwerking bijhouden en ik heb een bord voor mijn braindump aan nieuwe ideeën.
Het klantproces
Mijn absolute topper onder de borden is het klantproces. Dit is een bord waarbij ik alle stappen die een nieuwe klant doorloopt heb opgesplitst in allerlei lossen tabs, namelijk:
- Kennismaking
- Aanvraag gesprek
- Voorbereiding eerste gesprek
- Eerste gesprek
- Bevestiging offerte
- Start werkzaamheden
- Evaluatie
- Referentie opvragen
Ik heb 1 klant sjabloon kaartje gemaakt waarin alle stappen staan, met daarin een checklist met de taken die ik moet uitvoeren per stap. Dit sjabloon kopieer ik telkens als er een nieuwe klant bij komt.
In dit sjabloon is ook ruimte om een opmerking te plaatsen die klantspecifiek is.
Hoe werkt het
Telkens wanneer een klant in een volgend tab zit, koppel ik een vervaldatum aan het klantkaartje en zodra deze taak vervallen is, krijg ik een melding. Ik kan de melding dan opvolgen en de taken uitvoeren en afstrepen in de checklist en daarna kan de klant weer een tab doorschuiven.
Zo heb je meteen inzichtelijk:
- Hoeveel aanvragen je nog open hebt staan?
- Waar staat welke klant?
- Waar moet je nog opvolging doen?
- Hoeveel ruimte heb je nog voor nieuwe klanten?
Naast de bovenstaande tabs heb ik ook nog de volgende tabs: gepauzeerd, afgehandeld en afgewezen. Zo heb je die drie categorieën ook meteen inzichtelijk.
Werkzaamheden gemakkelijk overdragen
Een bijkomend voordeel van het opzetten van dit soort borden is dat je de werkzaamheden gemakkelijk kunt overdragen aan een VA. Alles is inzichtelijk, je kunt bepaalde stappen in je klantproces onderverdelen voor jou en je VA en je kunt beiden borden ‘’Volgen’’. Zo krijgt je VA een melding als er een taak is dit zij mag uitvoeren en krijg jij een melding als dit afgerond is.
Makkelijker kan ik het niet maken ?
Hulp nodig? Let me know!
*Ik maak gebruik van een Affiliate Link naar Trello, dit betekent dat als jij via deze link een Trello account aanmaakt, jij en ik beide één maand gratis Trello Gold krijgen.
