Als ondernemer ben je altijd opzoek naar manieren om efficiënter te werken en tijd te besparen. Er komt een moment dat je óf werkzaamheden gaat uitbesteden óf werkzaamheden gaat automatiseren. Ik heb voor mijn bedrijf gekozen voor het automatiseren van werkzaamheden door te werken met ‘’’slimme’’ systemen. Zie het als een investering: het kost geld om de systemen aan te schaffen, maar het levert ook tijd op die je vervolgens weer kunt verkopen aan klanten. Of tijd die je kunt gebruiken om even lekker niets te doen! 😉
Hier mijn 5 systemen waarmee je tijd kunt besparen als ondernemer:
Klantreviews verwerken
Een krachtige manier om vertrouwen te creëren bij potentiële klanten, is door klantreviews te delen. Ik stuur zelf na een samenwerking mijn klanten altijd een Typeform link met een aantal vragen die zij mogen beantwoorden.
Om deze reviews gemakkelijk en snel te verwerken, heb ik een Zapier automatisering ingesteld waarbij de review automatisch ingevuld wordt op mijn content calender in trello. Zo kan ik gemakkelijk de vragen samenvoegen tot een korte review en staat deze meteen ingepland in mijn Trello content calender.
Blog delen met potentiële klanten
Bloggen is voor mij een fijne manier om mijn kennis te delen en onder de aandacht te blijven bij potentiële klanten. Als je zoveel tijd en moeite hebt gestoken in het schrijven van een blog, wil je natuurlijk ook dat zoveel mogelijk mensen het kunnen lezen.
Hiervoor heb ik wederom via Zapier een aantal automatiseringen ingesteld. Er is een koppeling met Active Campaign en WordPress, hierbij wordt automatisch na het uploaden van een nieuw blog een mail uitgestuurd naar mijn mailinglijst in Active Campaign.
Daarnaast heb ik ook een koppeling tussen WordPress & Pinterest. Zo wordt mijn blog ook meteen doorgeplaatst op mijn Pinterest account.
Social media inplannen
Als je een bedrijf hebt kun je tegenwoordig bijna niet meer om social media heen. Het is een laagdrempelige manier om nieuwe mensen te bereiken, maar je moet er wel tijd in steken. Het creëren van content en het regelmatig plaatsen van berichten kost veel tijd.
Om hier tijd op te besparen batch in het maken van content. Ik heb een aantal standaard templates in Canva die ik steeds opnieuw gebruik. Door templates te creëren heb je uiteindelijk minder werk met het maken van afbeeldingen. Daarnaast gebruik ik de Facebook planner voor Facebook & Instagram én gebruik ik Hootsuite voor LinkedIn. Zo kan ik alle content vooruit plannen en kost het me minder tijd om wekelijks content te plaatsen.
Website onderhoud
Oké ik ben even eerlijk, hier ben ik natuurlijk wel een beetje bevooroordeeld. Als je regelmatig kleine werkzaamheden op je website hebt, maar je bent zelf nog niet zo bedreven in de systemen van je website, kun je hier tijd besparen door deze taken uit te besteden aan een webdesigner (lees: ik!).
Ook het tweewekelijkse onderhoud van je website kun je uitbesteden. Soms is het maar 10 min. werk en soms gaat het gigantisch mis en ben je uren bezig om het opsporen van fouten, met als gevolg veel verloren tijd en grijzen haren. Tijd om dat uit te besteden!
Boekhouding
Ik werk nu sinds ongeveer twee jaar met het fantastische systeem Moneybird. Je kunt het systeem koppelen met je bankrekening waardoor Moneybird automatisch je rekeningen scant en een overzicht maakt van de koppelingen die gemaakt moeten worden. Daarnaast kun je een factuur gewoon per e-mail naar Moneybird sturen, en wordt deze automatisch in geladen. Dit scheelt je heel veel tijd als je het nu nog handmatig doet.
Heb je na het lezen van dit blog het gevoel dat je wat dingen wilt automatiseren? Schrijf dan je huidige processen eens op en neem contact met me op. Samen kijken we op welke werkzaamheden tijd bespaard kan worden. Waarom zelf prutsen als ik het in een paar minuten voor je gefixt kan hebben, toch?
